Индустрия мероприятий постоянно развивается. Но есть универсальная истина, когда речь идет о производстве корпоративных мероприятий: визуальные эффекты, особенно в паре с аудиокомпонентами, являются движущей силой сообщения. Проводите ли вы гибридное, очное или виртуальное мероприятие, вашей целью должно быть привлечение аудитории с помощью высококачественного и последовательного аудио/визуального сопровождения.
Независимо от того, является ли вашей целью совершение продаж или представление информации, предоставление аудитории высококачественного и последовательного аудио/визуального сопровождения имеет решающее значение для того, чтобы она сосредоточилась на сообщении, а не на носителе информации. Хотя некоторые компоненты мероприятия могут быть расширены или сокращены в зависимости от необходимости в данный момент, звуковые, световые и визуальные системы являются центральным элементом каждого основного доклада и выступления, а также зачастую единственным инструментом обучения, доступным докладчикам для проведения сессий и презентаций классного типа.
Так что же нужно знать, чтобы убедиться, что после вашего мероприятия все присутствующие будут говорить о правильных вещах, а не сплетничать (или, что еще хуже, писать) о неправильных? Требования к аудиовизуальному оборудованию для мероприятий зависят от нескольких факторов - количества участников, например, или возможностей конференц-зала, отеля или виртуальной платформы. Вот краткий список пяти вещей, которые вам необходимо знать о настройке аудиовизуальных технологий для вашего мероприятия.
Наймите эксперта
Каждый конференц-зал приносит шквал аудиовизуальных потребностей от докладчиков и выступающих, каждый из которых имеет свои причуды совместимости с техникой. У этого основного докладчика есть только USB-флешка, у того эмчеэсника - только онлайн-файл с PowerPoint, а еще один ведущий сессии использует доступ на базе Android или Apple, хотя мероприятие уже запрограммировано на "другую" операционную систему. Требования к аудиовизуальному обеспечению мероприятий - это не то, что вы должны исследовать или обнаруживать в день мероприятия!
Работайте над уменьшением масштаба этих проблем, имея единую, последовательную точку контакта для всех потребностей и вопросов, связанных с аудиовизуальным оборудованием, до и во время мероприятия. Для достижения наилучших результатов наймите компанию по организации мероприятий, которая специализируется на аудиовизуальных услугах, например, Vario. Это позволит не упустить ничего важного в день проведения мероприятия. Кроме того, аудиовизуальная компания будет способствовать коммуникации и избежит недоразумений между вашей компанией и персоналом места проведения мероприятия.
Планируйте реалистично
Подобно содержимому чемодана перед деловой поездкой, вы должны включить в аудиовизуальный пакет все необходимое, а также несколько возможностей "на всякий случай", чтобы избежать изменений в последнюю минуту. Если вы сомневаетесь, возьмите немного больше или приобретите дополнительное оборудование, если аудиосистема может оказаться очень востребованной - дополнительный экран, колонки, проектор или монитор могут сыграть решающую роль в случае переезда или плохой акустики в помещении. Хотя дубликаты некоторых крупных и дорогих предметов могут оказаться нецелесообразными, вы можете быть удивлены тем, насколько удобным может оказаться дополнительный проекционный экран или два в случае, если в последнюю минуту необходимо добавить или поменять состав участников.
С таким количеством движущихся частей - в буквальном смысле, в некоторых случаях - лучший шаг, который вы можете сделать для успеха мероприятия - это обратиться к специалистам. Подходы "сделай сам" обычно терпят неудачу, когда организатора мероприятия отвлекают для тушения пресловутых пожаров в других местах во время живого мероприятия, или неожиданные препятствия возникают прямо перед началом шоу. Например, если розетка оказывается "неработающей" или неспособной справиться с потребностями в питании аудио-видео оборудования, профессиональная помощь означает, что альтернативное решение по питанию будет реализовано без проблем, и вы избежите нарушения хода мероприятия. Правильно подобранное аудиовизуальное оборудование - дополнительные шнуры питания, разветвители, резервные копии, защитные кожухи для проводов, предотвращающие спотыкание, и т.д. - будет должным образом подготовлено и готово к работе в кризисных ситуациях, что позволит вашему живому мероприятию продолжаться, не моргая на больших экранах.
Знайте на что идёте
Чем масштабнее мероприятие, тем больше требований предъявляется к аудиовизуальной системе. Характеристики места проведения мероприятия также являются определяющим фактором в выборе типа аудиовизуальной системы. Например, если в забронированном вами бальном зале есть обзорные окна с прекрасным естественным освещением, мы посоветуем вам использовать светодиодные стены, а не проекторы. Если в вашем зале низкие потолки, мы предпочтем аудиовизуальное оборудование на опорах, а не на фермах. По этим и другим причинам профессиональная компания по организации мероприятий попросит провести осмотр помещения в процессе планирования. Размеры помещения, электропитание, IT-инфраструктура и ограничения на загрузку оборудования должны быть обсуждены заранее.
Тайминг и презентации
Тайминг важен не только во время презентаций, но и до и после мероприятия. Вы должны обсудить с поставщиком аудиовизуальных услуг время работы заведения, чтобы у него было достаточно времени для установки и демонтажа оборудования, не мешая движению посетителей. Оставьте достаточно времени для тестирования всех компонентов системы за день до мероприятия - вы же не хотите обнаружить, что блики от соседних окон делают проекционный текст практически нечитаемым! Во время проверки звука стойте как спереди, так и сзади презентационного пространства, чтобы определить оптимальный уровень громкости; такое внимание к деталям предотвратит "утечку" из дверей последних рядов вместительного зала из-за разочарования, вызванного тем, что вы не видите или не слышите презентацию.
Составьте список и проверьте его дважды
Как и любой другой аспект хорошо структурированного мероприятия, вы хотите, чтобы все выглядело отполированным и работало гладко, планируя все заранее. Помните о едином контактном лице, о котором говорилось ранее? Он или она должны составить доступный через облако основной список того, когда и где будет выступать каждый докладчик, а также собрать все имеющиеся у докладчиков цифровые файлы в том же доступном через облако месте. Если пропадет USB-накопитель или файл электронной почты окажется не там, где нужно, наличие такой резервной копии может сыграть решающую роль между спасением сессии и неумелым выступлением перед аудиторией. Всегда знайте, как каждый ведущий планирует провести свой личный сегмент шоу, и ваши аудиовизуальные программы и операторы никогда не будут застигнуты врасплох. Планируете виртуальное мероприятие? Предпроизводственная координация, логистика и тестирование еще более важны, так как времени на внесение изменений в последнюю минуту практически нет. Вы захотите потратить усилия на подготовку надежного запуска шоу с точностью до секунды: какой удаленный ведущий должен быть на экране, какой контент/слайд должен быть на экране, и что будет следующим на палубе.
Музыкальное оборудование в аренду в Алматы от altsound.kz
График аудиовизуальных мероприятий
Хотя этот список будет варьироваться в зависимости от времени и доступа к выбранному вами месту проведения мероприятия, вот примерный график задач, которые необходимо выполнить перед мероприятием. Помните об этих удивительно простых (но легко упускаемых из виду) задачах, чтобы обеспечить оптимальные аудиовизуальные впечатления для всех участников вашего мероприятия:
За месяц до мероприятия: Свяжитесь с каждым из выступающих, подтвердите, что они примут участие в мероприятии, и получите приблизительные оценки продолжительности их презентаций. В идеале, в это время вы также должны получить копии всех цифровых файлов, звуковых дорожек, реплик, стенограмм и т.д. Используйте эту информацию для распределения конференц-залов, подтверждения дорожек и расписания сессий, а также для распределения аудиовизуальных ресурсов по соответствующим местам и времени во время мероприятия. Определите, будет ли размер вашей аудитории на той или иной сессии требовать установки 1, 2 или 3 экранов для максимальной наглядности.
За три недели до мероприятия: Обсудите требования к времени установки и демонтажа аудиовизуальных средств с поставщиками аудиовизуальных средств и менеджером места проведения мероприятия и убедитесь, что эти требования будут включены в общее расписание. Поспешная установка экранов и колонок приведет к ошибкам и может оставить докладчика на сессии без аудиовизуального оборудования, которое должно было быть доставлено к месту проведения презентации.
За две недели до начала: Убедитесь, что все необходимые компоненты - стулья, столы для микшерных пультов, стойки для экранов и микрофонов - будут на месте. Если место проведения мероприятия не предоставляет корпусные и/или сценические микрофоны, убедитесь, что поставщики аудиовизуального оборудования позаботились об этом. Согласуйте, кто будет встречать аудиовизуальную команду на мероприятии, где они будут встречаться и когда им понадобится доступ в помещение для первоначальной настройки аудиовизуального оборудования. Убедитесь, что все участники знают номера телефонов и электронную почту друг друга, чтобы избежать недопонимания в последнюю минуту.
За неделю до мероприятия: Убедитесь, что все необходимые компоненты - стулья, столы для микшерных пультов, стойки для экранов и микрофонов - будут на месте. Если место проведения мероприятия не предоставляет корпусные и/или сценические микрофоны, убедитесь, что поставщики аудиовизуального оборудования позаботились об этом.
День мероприятия: Будьте готовы к тому, что ваши тщательно разработанные планы сорвутся; однако при тщательной подготовке ваше мероприятие должно выглядеть, звучать и проходить эффективно. Воспользуйтесь преимуществом большого количества посетителей в одном конференц-зале, чтобы проверить визуальное оформление и акустику другого зала перед началом следующего заседания. Этот шаг гарантирует, что посетители вашего мероприятия всегда будут наслаждаться выступлениями докладчиков в идеальной четкости.
Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно знать все об аудиовизуальных услугах и требованиях к аудиовизуальному обеспечению. Эксперты по аудиовизуальному обеспечению компании Vario займутся каждым аспектом вашего следующего корпоративного мероприятия, позволяя вам сконцентрироваться на более важных аспектах вашего дела и добиться замечательных результатов. Мы понимаем требования таких мероприятий, как ваше, и хотим сделать все, что в наших силах, чтобы сделать их невероятными - от красивых, четких, ясных визуальных эффектов до детального, сложного качества звука, передающего суть приглашенных вами ведущих. С компанией Vario, предоставляющей полный спектр услуг по организации мероприятий, вы можете отбросить все заботы и просто наслаждаться своим событием. Если вам нужно аудиовизуальное обеспечение для конференций, встреч по продажам или любого другого типа мероприятий, от экранов и кабелей до динамиков, мы обеспечим все необходимое для бесперебойной работы каждый раз.
Проведение запоминающегося, прибыльного или успешного мероприятия требует большой совместной работы, независимо от того, в какой отрасли или по какому поводу вы работаете. Убедитесь, что вы случайно не создадите себе дополнительную работу, обратив внимание на эти пять важных рекомендаций для ваших аудиовизуальных потребностей. Даже если вы отмечаете самое первое мероприятие для вашей компании или дела, оно не должно выглядеть именно так - знающие хозяева объединяются с профессиональными поставщиками аудиовизуальных услуг, чтобы каждая линия выглядела так, как будто они занимаются этим уже много лет. Зрелища и звуки вашего мероприятия должны быть такими же смелыми, привлекающими внимание и интеллектуальными, как и концепции, использующие их, поэтому не забудьте добавить Vario в свой модельный ряд для сенсационных услуг по аудиовизуальному обеспечению мероприятий.
Важные вещи которые нужно запомнить
Нередко презентаторы приходят на мероприятие неподготовленными: Независимо от того, забывчивы ли они или что-то важное потеряли при получении багажа, ваше мероприятие всегда должно строиться на предположении, что им понадобится поддержка. Как можно раньше и как можно чаще просите докладчиков отправлять все файлы, связанные с их презентацией, на указанный вами контактный номер AV.
Не полагайтесь на интернет-сервис заведения: Даже самое лучшее презентационное оборудование и управление аудиовизуальным планированием мероприятия не могут компенсировать нестабильный Wi-Fi, когда интернет имеет решающее значение. Порекомендуйте каждому участнику, у которого часть презентации проходит через Интернет или в прямом эфире, сохранить несколько скриншотов или альтернативный контент на случай проблем с подключением. По крайней мере, эти меры помогут аудитории сосредоточиться на презентации, пока место проведения мероприятия выясняет проблему с сигналом.
Wi-Fi и/или электропитание могут быть не включены в ваш контракт: Этот совет особенно важен для новых организаторов мероприятий, которые могут быть незнакомы с арендой помещений. Часто доступ к интернету и электропитанию является отдельным пунктом договора, особенно если речь идет о крупном профессиональном аудиовизуальном оборудовании для мероприятий. Обязательно обсудите и уточните свои потребности с поставщиком аудиовизуального оборудования и местом проведения мероприятия заблаговременно и оформите все в письменном виде!
Не думайте, что такелажные точки удержат ваши подвесные материалы: Плакаты, реквизит, экраны и другие подвесные предметы имеют разный вес, и никогда не следует полагать, что такелажная точка одинаково подходит для любого веса. Знайте вес, количество необходимых точек привязи и размер всего, что вам нужно подвесить над головой, особенно если речь идет об экранах. Убедитесь в том, что имеющиеся точки крепления подходят для ваших материалов - это поможет избежать несчастных случаев и ответственности с обеих сторон.
Всегда берите с собой удлинители, ленту повышенной видимости и мостики для проводов: Крупные мероприятия подразумевают большое количество пешеходов, поэтому проинструктируйте свою AV-команду взять с собой достаточное количество материалов, чтобы провода лежали как можно ровнее. Спотыкания и падения не способствуют приятному проведению мероприятия, равно как и неожиданное повреждение аудиовизуального оборудования.
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Каковы требования к аудиовизуальному оборудованию?
Некоторые требования к аудиовизуальному оборудованию включают микшер или звуковую панель для управления обратной связью, проекторы, микрофоны, частотный диапазон, передатчики и адаптеры для мероприятия. Эти виды оборудования имеют решающее значение для успеха аудиовизуального мероприятия.
Что такое АВ-планирование?
AV-планирование подразумевает организацию мероприятия с использованием разнообразного аудио- и видеооборудования. Зачастую его считают чем-то средним между строительством и технологией проведения мероприятий, поскольку оно требует настройки и обслуживания различных технологий и оборудования. Основная цель AV-планирования - обеспечить успешное планирование и проведение мероприятия.
Аренда музыкального оборудования в Алматы
Источник: kazan.8ohm.ru