Контрольный список аудиовизуальных средств для планировщиков, которые боятся технологий

18 мая 2022

Аренда музыкального оборудования в АлматыЧто входит в ваш контрольный список планирования мероприятий для аудио-видео на мероприятиях? Аудио/видео - это неотъемлемая часть мероприятия, и при хорошем исполнении она должна выглядеть безупречно. Вот контрольный список для планирования мероприятий по аудио- и видеотехнике, который позволит вам удовлетворить потребности клиента еще до начала мероприятия.

Используйте этот простой контрольный список по аудиовизуальному обеспечению, чтобы убедиться, что вы хорошо общаетесь и задаете своему поставщику аудио/видео все правильные вопросы. К концу этой заметки вы не только поймете, как работает обычно используемое оборудование, но и сможете понять смысл предложения и договориться о наилучших требованиях к аудиовизуальному оборудованию для вашего мероприятия.

Откройте для себя наиболее эффективный контрольный список аудио-видео оборудования для мероприятий

1. Микшер / звуковая панель для вашего мероприятия

У вас несколько микрофонов в одном помещении? Для балансировки звука, контроля обратной связи и регулировки уровня громкости микрофонов ваша команда аудио/видео специалистов будет использовать микшер или звуковую панель. Эти электронные пульты обрабатывают и комбинируют аудиосигналы, прежде чем направить их на колонки. Убедитесь, что ваша аудио-видео команда точно знает, скольким выступающим понадобятся микрофоны. 

А если на вашем мероприятии потребуются дополнительные микрофоны для вопросов аудитории? Тогда убедитесь, что ваш микшер имеет достаточно каналов.

Совет профессионала: Чтобы ведущие на сцене слышали вопросы из зала, вы можете посоветоваться со своим техником по аудио- и видеотехнике об установке мониторных колонок.

2. Соотношение сторон экранов на мероприятии

Соотношение сторон - это соотношение между шириной и высотой экрана. Два наиболее распространенных соотношения: 16:9 - экраны высокой четкости (также называемые широкоформатными) и 4:3 - экраны стандартной четкости. Обычно с этой проблемой планировщики сталкиваются, когда выступающие создают свои собственные презентации. В наши дни широкоэкранный формат является более распространенным стандартом. Убедитесь, что докладчики представляют слайды, соответствующие соотношению сторон 16:9. 

Хотя ваш бюджет будет определять, какой экран вы выберете, не забудьте попросить приглашенных докладчиков оформить презентации соответствующим образом.

3. Проекторы для мероприятия

Выбор типа проектора зависит от типа мероприятия. Будете ли вы показывать презентации PowerPoint или видео? Нужно ли вам будет транслировать речь или интервью?

Для презентаций, как правило, лучше выбрать более яркий проектор, поскольку он обеспечивает хорошую видимость. Однако всегда учитывайте количество естественного света. Если в комнате много окон, вам понадобится еще более яркий проектор, чтобы все было хорошо видно. Что касается потокового контента, вам может подойти проектор с задним экраном, поскольку он обеспечивает лучшее качество изображения.

4. Микрофоны для мероприятия

Прежде чем выбрать микрофон, задайте себе следующие вопросы.

  • Для чего будет использоваться микрофон?
  • Будет ли он оставаться на одном месте?

Если микрофон нужен одному выступающему и он будет стоять на одном месте, выбирайте проводной. Но что, если ваш спикер намерен отвечать на вопросы аудитории? Ручной беспроводной микрофон обеспечит легкость передвижения. Рассмотрите возможность использования микрофона CatchBox, чтобы сделать вопросы и ответы еще проще. Он делает выступление более интерактивным и легко интегрируется с большинством микшеров. 

Выступаете с презентацией, и вам нужны свободные руки? Выбирайте lavalier - маленький микрофон, который легко крепится на наушник или на одежду, например, на воротник, галстук или пояс. 

Наконец, беспроводной микрофон нуждается в передатчике для передачи аудиосигналов с помощью радиоволн. Для микрофонов типа lavalier или headset подойдет передатчик типа bodypack - его можно закрепить на одежде или положить в карман.

5. Полоса пропускания для поддержки устройств на мероприятии

Должно ли ваше мероприятие поддерживать множество устройств, таких как ноутбуки, смартфоны и планшеты? Если вы ответили "да", то вам может понадобиться большая пропускная способность.

Это связано с тем, что пропускная способность определяет, какой объем информации может обработать ваше интернет-соединение за определенный период времени. Представьте себе воду, текущую по трубе - слишком много воды, и труба может лопнуть. Итак, что это значит для вас?

Большая пропускная способность означает более стабильную скорость загрузки и выгрузки. Это означает бесперебойную потоковую передачу данных. И, что самое важное, это предотвратит сбои в работе Интернета. Подумайте, сколько устройств, подключенных к Интернету, мы используем каждый день. Если на вашем мероприятии будет присутствовать 100 человек, но каждый из них принесет с собой ноутбук, смартфон и планшет, вам потребуется выделить достаточную пропускную способность для более чем 300 устройств. 

6. Частотный диапазон для вашего мероприятия

Проще говоря, частотный диапазон - это полоса непрерывных частот, проходящая между двумя границами и передающая радио- и телевизионные сигналы.

Каждое электронное устройство, такое как беспроводные микрофоны, планшеты, смартфоны, ноутбуки и проекторы, излучает сигналы на определенной частоте, поэтому убедитесь, что вашему микрофону не придется конкурировать. В противном случае вы услышите визг, который никого не радует.

7. Передатчики и приемники для аудиовизуального сопровождения вашего мероприятия

Планируете мероприятие с прямой трансляцией? Или вам нужны беспроводные микрофоны для основных докладчиков?

Чтобы избежать надоедливых проводов посреди пола, вам понадобятся передатчик и приемник. Эти устройства работают в тандеме и помогают передавать аудиовизуальные сигналы с помощью радиоволн на проекторы и колонки по всей комнате.

8. Адаптеры и донглы для аудио-видео оборудования мероприятия

Ваши докладчики выступают со своих ноутбуков? Может быть, кому-то из них нужно подключиться к проектору? Тогда неплохо иметь под рукой несколько адаптеров.

Причина проста - у большинства компьютеров нет HDMI-выходов. HDMI - это то, что позволяет подключить компьютер к телевизору для просмотра таких вещей, как Netflix, но они также могут спасти ваше мероприятие от потенциальной аудио-видео катастрофы.

Вам не нужно быть таким же знатоком, как ваш технический специалист, но знание того, как все работает, улучшит вашу способность определять потребности в аудио-видео оборудовании и управлять бюджетом.

Не забывайте, как пишет Саша Василюк, соучредитель Sandbox Suites для Eventbrite, тестировать оборудование перед мероприятием, поскольку это "единственная вещь, которая всегда подвержена сбоям". Все мероприятия разные, а значит, у каждого свои требования к аудиовизуальному оборудованию, поэтому если вы работали с оборудованием, не упомянутым здесь, смело пишите о них в комментариях. 

Вот 7 шагов по составлению контрольного списка аудиовизуального оборудования для вашего мероприятия

1. Выясните основные потребности клиента в аудио-видео оборудовании.

Представьте себе: это обычный день организатора мероприятий. Звонит телефон, и вашему клиенту требуется ваш опыт планирования предстоящего мероприятия. Они быстро перечисляют основную информацию для мероприятия, до которого осталось шесть месяцев. Их повестка дня является приблизительной, в ней отсутствуют такие важные детали, как количество докладчиков и требования к аудио- и видеоаппаратуре докладчиков.  Единственные требования к аудио- и видеооборудованию мероприятия - это экран, проектор и звук, включая микрофоны. Вы начинаете выяснять подробности.

2. Выберите тип экрана для презентаций и видео.

Как только вы определитесь с основным форматом мероприятия, вы сможете выбрать тип экрана. Если у вас небольшое пространство для проведения общей сессии и размер аудитории, отличным вариантом будет один или два больших плоских монитора. Как правило, эти типы экранов используются для более интимной обстановки, когда аудитория находится близко к сцене и ведущему.

Для более просторного помещения и аудитории лучше подойдут экраны и проекторы. Это удобно, особенно если докладчику нужно поделиться большим объемом информации, чтобы люди на задних рядах могли читать мелкий шрифт.  Экраны для презентаций имеют формат 4:3 или 16:9 (широкий экран), поэтому обсудите с клиентом, чтобы презентации были оформлены в том же формате, что и проекционные экраны.

При выборе проекционных экранов учитывайте соотношение сторон. Экраны для презентаций имеют формат 4:3 или 16:9 (широкий экран), поэтому обсудите с клиентом, чтобы презентации были оформлены в том же формате, что и проекционные экраны. В зависимости от размера вашего помещения вам понадобится проектор, который будет иметь смысл. Вам понадобится проектор с большим количеством люменов (яркостью), если в помещении есть окна или много света, но ваш поставщик аудио-видео оборудования должен быть в состоянии порекомендовать проектор для данной работы.

3. Убедитесь, что у вас есть все необходимое для работы со звуком.

Для домашнего звука и внешних звуковых систем, которые будут привлечены, убедитесь, что есть звуковая панель приличного размера или микшер. Исходя из потребностей клиента, ваш поставщик аудио-видео оборудования может предложить звуковую панель, способную работать с несколькими микрофонными и компьютерными входами. Запланируйте воспроизведение видео с компьютера и установите Direct Box, который поможет сбалансировать звук, поступающий на звуковую панель/микшер, и предотвратить гул и жужжание.

Включите громкоговоритель с достаточным количеством колонок по всему помещению, чтобы звук не был проблемой. Если ключевым элементом программы является музыка или выступления на сцене, вам понадобится более мощная звуковая система.

Включите в нее беспроводные микрофоны, ручные микрофоны и один проводной микрофон на подиуме или стойке на сцене (в общем, не более четырех-восьми). Но не сходите с ума, слишком большим количеством микрофонов может быть трудно управлять.

Если звук по-прежнему ставит вас в тупик, наймите звукооператора для управления звуком. Это избавит вас от многих головных болей и снизит стресс во время живого мероприятия, когда рядом будет специалист, готовый помочь в решении проблем.

4. Проконсультируйтесь с поставщиком аудио-видео оборудования о типе видеокоммутатора/микшера.

Видеокоммутатор/микшер необходим, если у вас есть несколько компьютеров для совместного использования на экране, или если вы включаете видео с камер ведущих на экран. В этом случае вам понадобится бесшовный видеомикшер.

Если у вас более простое шоу, состоящее только из презентации и нескольких видеороликов, вы можете использовать кранч-бокс. Кранч-боксы - это менее сложные видеокоммутаторы, которые идеально подходят для основных презентаций. Как организатор мероприятий, вы знаете, как важно иметь план Б. Думайте о видеомикшере/микшере как о плане Б. Если один компьютер замерзнет, вы сможете быстро переключиться на резервный компьютер одним нажатием кнопки.

5. Успокойте своего ведущего с помощью правильной технологии.

Для того чтобы ваш ведущий (и ваш клиент) чувствовал себя спокойно, необходимо вооружить его правильной технологией. Оснастите их монитором уверенности, который позволяет ведущему видеть контент, не поворачиваясь спиной к экрану. Это простое решение для вашего ведущего, чтобы он мог увлечь аудиторию. Не забудьте про дистанционный кликер с лазерной указкой, чтобы дать ведущим возможность контролировать свой контент во время мероприятия.

6. Осветите сцену.

Еще одним пунктом в контрольном списке планирования мероприятий по аудио- и видеотехнике должно быть освещение мероприятия. В большинстве заведений есть базовое освещение сцены, чтобы ведущих было хорошо видно. Если вы хотите придать мероприятию дополнительный драматизм, вы можете сделать это с помощью сценического освещения. Дополнительное освещение может придать вдохновляющий, динамичный вид общему дизайну мероприятия и создать дополнительную возможность для брендирования с помощью гобо.

7. Наймите продюсера мероприятия.

Приведенный выше контрольный список охватывает большинство основ для общих сессий. По мере развития вашего мероприятия могут возникнуть другие пожелания, например, видеозапись, веб-трансляция или привлечение удаленных докладчиков по видеосвязи или конференц-связи.

Для более сложных шоу наем продюсера мероприятия - одно из лучших решений, которое вы можете принять для реализации программы и для вашего бюджета. Продюсер - это ключевой партнер, который понимает содержание, аудиторию, технологии и бюджет. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло на высшем уровне для ваших клиентов и посетителей, продюсер мероприятия может стать хорошим вариантом, который поможет вам достичь успеха.

Музыкальное оборудование в аренду в Алматы от altsound.kz

Далее смотрите 5 вопросов о планировке, которые организаторы мероприятий должны задать своей аудио-видео компании для точной настройки

Вот несколько правильных вопросов, чтобы убедиться, что вы согласовали свои действия с вашим партнером по аудио- и видеотехнике для создания успешного мероприятия.

1. Где находится "фронт хаус"?

Front Of House определяется как место (иногда оно располагается на небольшой сцене), где аудио-, свето- и иногда видеотехники управляют мероприятием. Лучшее место для этого - место, откуда техническая команда может иметь оптимальный обзор всей сцены и всех различных элементов, которыми они управляют. Хотя у каждого из этих мест есть свои преимущества и недостатки, обычно они располагаются в задней части зала, в центре зала (в центре всех сидящих/стоящих), а также в центре (не сзади и не спереди), но слева или справа. В некоторых случаях технический персонал может располагаться за сценой.

Этот вопрос важен потому, что в зависимости от количества аудиовизуальной аппаратуры на вашем мероприятии, она может занимать значительную часть площади. Кроме того, в зависимости от того, чего вы хотите добиться на вашем мероприятии, место, которое AV-команда планирует для вашего мероприятия, может не подходить к тому, что вы хотите сделать. Кроме того, если AV-команда планирует находиться за кулисами, а вы хотите, чтобы они находились в задней части помещения. Могут потребоваться дополнительные расходы на дополнительные кабели, такие как аудиозмея (простой способ перемещения большого количества кабелей с помощью одного единственного кабеля) или переход на беспроводную связь (в случае освещения в первую очередь). Если это подходит для вашего мероприятия, мы рекомендуем расположить фронт хаус по обе стороны, но в центре комнаты, поскольку это позволяет техническому персоналу видеть то, что видят зрители, но при этом ничьим обзором не жертвует.

Если на вашем мероприятии нет освещения, то очень часто можно увидеть, что AV-команда просит расположить ее за сценой, потому что им не нужен фронтхаус. С развитием технологий многие звуковые панели могут управляться с помощью iPad в руках бродячего техника, а видео можно спрятать за сценой с помощью мониторов предварительного просмотра.

2. Откуда вы получаете питание?

Часто, когда мы используем программу для планировки помещений, мы не задумываемся о том, откуда будет поступать энергия (электричество) на мероприятие (если честно, планировщик не должен этого делать), но часто АВ-компания может забыть об этой незначительной, но критически важной детали до самой последней минуты. Причина, по которой важно задать этот вопрос, заключается в том, что у вас тоже могут быть потребности в электроэнергии, и важно совместно выяснить, откуда каждый из вас будет ее получать. Также это очень важно, потому что при работе с мероприятием, которое имеет значительные потребности в электроэнергии, вам нужно отметить на своем плане, где могут быть размещены power drop (большие коробки, которые используются для преобразования электроэнергии). Если AV-команде нужно разместить питание слева от сцены, а оно было размещено справа, это может заставить их заново прокладывать все запланированные кабели.

3. Где будут проложены кабели?

К сожалению, АВ-индустрия еще не достигла того уровня, когда все будет беспроводным (мы держим пальцы крестиком), и по соображениям надежности промышленный стандарт предусматривает, что все различные элементы мероприятия должны сообщаться с помощью проводной технологии. Важно спросить у AV-компании, где она планирует прокладывать кабели по нескольким причинам, включая безопасность, эстетику и ваши личные предпочтения. Прокладка кабелей может серьезно повлиять на планировку и используемые технологии.

Во-первых, это безопасность. Отраслевым стандартом является то, что каждый раз, когда кабель проходит через пешеходную дорожку или дверной проем, он должен быть заклеен скотчем. Однако некоторые места проведения мероприятий и планировщики требуют более строгих требований к организации кабелей. Лучше всего узнать об этом заранее. Разница между заклеиванием кабеля скотчем и прокладкой его через сложную кабельную систему может добавить несколько часов рабочего времени и дополнительные расходы к вашему конечному счету.

Во-вторых, это эстетика. Некоторые проектировщики очень требовательны к виду кабелей. Например, большинство AV-компаний считают закулисье "священным" местом, где вы можете быть немного более беспорядочны с вашими кабелями, потому что только талант и технический персонал будут видеть кабели. Однако если вы хотите, чтобы за сценой все выглядело аккуратно и чисто, сообщите об этом техникам, и они приложат дополнительные усилия, чтобы все выглядело чисто. Кроме того, некоторые AV-компании используют кабельные рампы для укрытия кабелей, однако они, как правило, ярко-желтого цвета, чтобы избежать спотыкания. Если вам не нравится внешний вид кабельных рамп, необходимо обсудить другие варианты.

И последнее - личные предпочтения. У каждого есть свои личные предпочтения, когда речь заходит о кабелях. Например, некоторые планировщики не хотят, чтобы кабели проходили там, где ходят люди, независимо от того, защищены ли они лентой или кабельной рампой. Это требует от AV-команды переосмысления того, как она будет прокладывать кабель, и может повлиять на планировку. Другой пример, если вы не хотите, чтобы кабели проходили через пешеходную дорожку, но нет возможности проложить кабель там, то вам, возможно, придется переосмыслить эту дорожку или необходимость размещения там оборудования.

Если вам необходимо проложить кабели на большом расстоянии, но вы хотите сохранить эстетику и безопасность, AV-компании могут закрепить (подвесить) кабели под потолком, однако имейте в виду, что стоимость монтажа (особенно если вы еще не занимаетесь монтажом) может возрасти.

4. Проекторы фронтальной или обратной проекции?

Этот вопрос может показаться очень простым, но он имеет целый ряд последствий, которые зависят от вашего решения и решения AV-компании. Это один из тех вопросов, которые должны задавать вы или ваша AV-компания, и в обоих вариантах есть свои плюсы и минусы. Ваша AV-команда должна уметь делать либо заднюю, либо переднюю проекцию, и если у вас есть предпочтения, сообщите об этом AV-команде.

Если вы используете заднюю проекцию, ваши проекции будут расположены за сценой. Это отличный вариант, если вы хотите сохранить пространство перед сценой. Это также удобно, если вы хотите избежать ситуаций, когда люди проходят перед экраном и на них отбрасывается тень. Однако недостатком является то, что вам необходимо "расстояние броска" (расстояние, необходимое для заполнения всего экрана), и если у вас недостаточно места за сценой, то это может оказаться невозможным. Однако не забудьте спросить, есть ли в наличии проекторы с "коротким расстоянием", которым требуется меньшее расстояние для проецирования, хотя они могут стоить дороже.

Фронтальная проекция, очевидно, противоположна задней проекции. При фронтальной проекции необходимо учитывать, что проектор нужно разместить перед сценой, а это может быть место, которое сейчас занимает кресло или стол. На плане вашего мероприятия АВ-компания должна разместить проектор и экран и рассчитать их точное местоположение. Существует компромиссный вариант, позволяющий сделать фронтальную проекцию, но не занимать площадь сцены, - это закрепить проектор на фермах (металлических системах, используемых для подвеса освещения, видео и т.д.) или на потолке. Однако имейте в виду, что монтаж возможен не во всех помещениях и не может быть дешевым.

5. Как все это будет выглядеть, действительно выглядеть?

Итак, ваша AV-компания составила этот эпический список оборудования и устно объяснила, что это все, что вы ищете, и вы чувствуете себя счастливым, но вам кажется, что чего-то не хватает. Затем наступает день мероприятия, и все оказывается совсем не таким, как вы ожидали. Экраны меньше, чем ожидалось, сцена слишком мала, а освещения недостаточно!

Есть очень простой способ избежать этого. Запросите 3D-дизайн у вашей AV-компании. Большинство АВ-компаний не предлагают такие услуги, потому что их изготовление занимает много времени, но если вы попросите, они должны быть готовы сделать это, потому что это позволит убедиться, что все находятся на одной волне. 3D-схема позволит АВ-компании преобразовать ваш список оборудования в трехмерную визуализацию того, как именно будут выглядеть сцена, экраны, освещение, видео и все остальное. Современные программы для создания диаграмм даже позволяют увидеть, как это будет выглядеть с освещением разных цветов, и даже сделать пролет мероприятия, чтобы вы могли увидеть, как это будет выглядеть!

Быстрый совет: Хотя первый CAD-дизайн может быть простым, постарайтесь сделать его идеальным за минимальное количество правок. Иногда первый CAD может быть бесплатным, однако 3-я или 4-я ревизия может стоить вам денег (особенно если речь идет о полном ремонте).

Аренда музыкального оборудования в Алматы

Источник: kazan.8ohm.ru


Вернуться на уровень выше